В настоящее время, когда объем информации с каждым днем становится все больше, даже не самая большая компания имеет систему внутренней и внешней коммуникации. И нередко руководители тщетно пытаются хоть как-то выстроить систему управления, чтобы она была прозрачной для всех сотрудников и не стала источником напряжения в коллективе и при этом являлась эффективной. Известно, что управление фирмой будет более успешным, а сам бизнес станет процветать лишь в случае, если каждый сотрудник осознает свою ценность и может четко определить свой вклад в общее дело.

Все эти цели вполне достижимы, если взять себе в помощники программные решения, которые помогают организовать эффективные взаимоотношения сотрудников компаний. Одно из таких решений – система TeamWox, вполне доступная для небольших компаний по цене. Кроме того, она очень проста в использовании, не требует больших временных затрат на внедрение и отличается приятной универсальностью. При помощи TeamWox значительно упрощается взаимодействие с филиалами компаний и удаленными сотрудниками.

Что же представляет собой система TeamWox? Это легко и гибко настраиваемый интернет-сервис, доступный с любого браузера. При этом установка какого-либо программного обеспечения не требуется.

Для работы в TeamWox вполне достаточно не только обычного компьютера, но и недорогого неттопа. Система отлично применима не только на компьютерах, управляемых Windows, но и на компьютерах или ноутбуках, работающих под управлением Linux, Mac OS и прочих операционных систем, которые имеют выход в интернет. Главное, чтобы браузер поддерживал Adobe Flash версии 9.0 и выше. Ознакомимся с возможностями TeamWox подробнее.

Как установить TeamWox?

Первый шаг – это скачивание программы с официального сайта. Поставляется TeamWox в виде единственного инсталляционного файла, имеющего объем не более 30MB. Устанавливается она на любой компьютер. Главное, чтоб минимальная частота процессора была от 2 ГГц, а объем памяти – от 1 ГБ. Если TeamWox используется в большой компании, где обрабатывается наибольшее число запросов одновременно, лучше использовать выделенный сервер.

Далее надо выбрать домен для доступа к системе, указать контактные данные и создать аккаунт. За неимением собственного домена можно просто воспользоваться бесплатным доменом третьего уровня, который предлагается разработчиком. Доменную зону – tmwox.ru, tmwox.net или tmwox.com – пользователь может выбрать самостоятельно.

Система устанавливается автоматически. После того, как установка будет завершена, начнется конфигурирование всех сервисов и их запуск. Единственное, что потребуется от пользователя, – это настройка офисного маршрутизатора, при помощи которых организуется доступ в Интернет всех ПК, входящих в локальную сеть. То есть для доступа к системе из виртуальной сети, требуется отрегулировать переброску портов 80 и 443 на IP адрес того компьютера, где установлена TeamWox.

Чтобы проверить правильность работы сетевого подключения, необходимо воспользоваться модулем «Управления». Состояние вашей сети и готовность ее к использованию TeamWox можно увидеть в разделе «Соединение». Если обнаружатся какие-то сложности, системой будут предложены варианты решения проблем.

TeamWox: пользовательский интерфейс

Интерфейс системы зрительно разделен на вертикальные области. Верхняя строка содержит имя пользователя, там же имеется кнопка выхода, требуемая для блокировки своего аккаунта, а кроме того, иконки, которые оповещают о приходе новых сообщений, о новых заданиях и о прочих событиях системы.

Следующая строка содержит вкладки, обеспечивающие доступ к модулям системы. Можно задать свой набор модулей для каждого пользователя, либо же группы пользователей.

Ниже можно увидеть контекстно-зависимые кнопки, назначение которых определяется модулем, используемым в данный момент. В этой же области находится поиск по системе, а также развитая система подсказок. Самая большая часть экрана занята основным окном системы с рабочей информацией.

Впервые войдя в систему, пользователь сразу же видит «Рабочий стол» с виджетами, призванными облегчить навигацию по самым востребованным вкладкам и отслеживание необходимой информации. Набор виджетов, их положение и размер при желании можно изменить. Настройку значительно упрощает готовый набор шаблонов. Интерфейс TeamWox интуитивно понятен, а сама структура так организована, что начало работы с ней несложно даже для неподготовленного пользователя, который приобретет основные навыки уже по ходу работы. Очень удобна и встроенная система помощи, используя которую можно в любой момент получить ответ на любой интересующий вопрос.

TeamWox: структура

В основе TeamWox – структура компании, которая содержит группы (отделы компании) и пользователей (сотрудников), которые будут взаимодействовать между собой. Соответствующие группы и списки создают, как правило, системные администраторы или сотрудники отдела кадров, имеющие аккаунты с соответствующими правами доступа.

При создании группы можно избрать руководителя и членов этой группы (это актуально, если предварительно создан список пользователей), а также определить вышестоящую группу. Имеется возможность также определить те модули системы, которые будут доступны и обозначить права сотрудников группы.

Создавая пользовательские аккаунты штатных или удаленных сотрудников, можно включать множество всевозможных данных: телефоны, электронные адреса мессенджеры, данные о работе человека в компании и его индивидуальные права доступа. Система позволяет сохранять документы на каждого сотрудника: договор, отсканированные документы и так далее.

TeamWox: «Сотрудники»

Стоит особое внимание обратить на модуль «Сотрудники», обладающий широчайшим спектром возможностей и являющийся отличной базой для создания отличного рабочего места отдела кадров.

Объем информации, который может увидеть тот или иной пользователь о своих коллегах, зависит от его прав доступа. К примеру, рядовым сотрудникам доступен обычный список коллег и предоставлена возможность сортировки по имени, должности, отделу, а также времени работы в компании. Простые работники, как правило, имеют еще и доступ к списку предстоящих дней рождения.

Руководящему составу, а также сотрудникам отдела кадров доступна подробная информация о персонале компании. Система предусматривает вывод иерархии и структуры компании, а также учет рабочего времени и оплаты труда. Это дает возможность быстро оценить организационную структуру компании с точки зрения ее эффективности, а также определить функции, которые дублируются.

Настоящей находкой является система учета рабочего времени, который может отображаться как удобная месячная сетка. Дни, когда работник входил в систему с рабочих IP- адресов, отмечаются зеленым цветом. Если в течение дня сотрудник ни разу не входил в систему, соответствующая клеточка закрашивается красным цветом. При этом можно настроить рабочее время для каждого сотрудника индивидуально, указав дни отгула, отпуска, командировки или больничного. Прогулы тоже отмечаются.

В модуль «Сотрудники» входит весьма полезный инструмент, позволяющий членам группы быстро созваниваться между собой при помощи любого программного SIP телефона. Это дает возможность экономить на дорогостоящем «переговорном оборудовании», ограничившись приобретением простейшей телефонной гарнитуры.

TeamWox: «Задания»

Модуль «Задания» – очень удобный и эффективный инструмент, позволяющий планировать задачи для пользователей системы и контролировать их исполнение.

Ставя задание, пользователю необходимо назвать тему, которая отобразится в заголовке, выбрать ответственного работника или же отдел, а также указать тип задания. Рядом с полем «Тема» можно обнаружить две иконки, которые отвечают за выбор приватности задания и его приоритетности. Если включен приватный режим, задание увидит только определенный сотрудник.

Предусмотрено несколько типов заданий. Если это простое задание, исполнитель может, выполнив его, сразу же закрыть. А вот задание с контролем сможет отметить как выполненное только тот, кто его назначил. Задание, как только оно сформировано и сохранено, сразу же появляется в списке у тех, кому оно предназначается, с указанием сроков выполнения.

Работа с назначенными заданиями очень простая. В левой части окна размещен фильтр по статусу заданий, позволяющий посмотреть список, к примеру, только невыполненных или только открытых заданий. Можно вывести на экран как все задания в выбранном статусе, так и одни лишь групповые, личные или назначенные.

Просматривая поступившие задания, каждый сотрудник может отправить его подчиненному, при наличии права на это отредактировать его, а также изменить его статус или просто оставить свои комментарии.

TeamWox: работа с документами

Модуль «Документы» содержит отличный визуальный редактор, при помощи которого можно создавать документы любой степени сложности, в том числе, и самой высокой. Имеется также хранилище файлов, предполагающее возможность простого обмена документами, контроль их прочтения, а также визирование.

Хранятся документы в папках и подпапках, имеющих привычную структуру. Имеется возможность создавать дополнительные папки и изменить права доступа к имеющимся папкам. Можно выбирать пользователей, которые имеют право на чтение, редактирование и администрирование, или которым запрещен доступ к папке. Кроме того, система предполагает возможность наследовать права родительской папки.

Важно, что системой поддерживается версионность. То есть можно вернуться к предыдущим вариантам документа.

TeamWox: почта, форум и чат

Один из важнейших модулей – «Почта», как это и следует из названия, дает возможность работать с сообщениями электронной почты – как внутренними, так и внешними. Важно, что этот модуль тесно интегрирован со всей системой, что очень важно для эффективности компании.

Поддерживается работа с несколькими почтовыми ящиками, а кроме того, работа с сообщениями. Можно привязать входящую почту к тому или иному клиенту, либо компании. Для этого достаточно выбрать клиента в модуле, и тут же откроется вся история переписки с ним. Модуль предполагает также назначение писем сотрудникам.

Неформальные внутренние коммуникации осуществляются при помощи строенного форума и чата.

Стоит отметить, что в отличие от, скажем, Skype и ICQ, и прочие, встроенный чат намного более безопасен с точки зрения заражения вирусами и утечки информации. Встроенный поисковый механизм дает возможность очень быстро найти нужное обсуждение.

TeamWox: «Контакты», «Расчеты» и «Организации»

Для успешного ведения единой базы по всем клиентам компании используются модули «Организации» и «Контакты» используются для ведения единой базы по всем клиентам компании. Это дает возможность оптимизировать распределение нагрузки по отдельным менеджерам, оценить динамику поступления запросов и увидеть географию заказчиков на интерактивной карте мира.

Отдельный модуль создан для взаиморасчетов. В нем учет денежных потоков происходит способом создания бухгалтерских книг под каждый проект. Важно, что модули «Организации» и «Расчеты» интегрированы между собой. Это позволяет увидеть сразу всю историю выставленных счетов, реализованной продукции, агентских вознаграждений по любому проекту.

Модуль имеет функции «клиент-банка», что позволяет организовать работу с платежами непосредственно из приложения. Можно свободно контролировать их прохождение и осуществить автоматическую привязку к контрагентов, чтобы не оказалось нераспознанных транзакций.

Сейчас TeamWox предполагает поддержку платежных систем Webmoney и PayPal. При этом компании имеют возможность разработать собственные плагины под необходимые системы при помощи SDK.

К «Расчетам» и «Контактам» привязан справочник контрагентов. Имеется в TeamWox, помимо всего прочего, и начальная функциональность ERP-системы, что дает возможность учитывать производимую и потребляемую продукцию.

TeamWox: вопросы безопасности

Разработчики TeamWox самое пристальное внимание уделили безопасности работы. Система предусматривает возможность создания для каждого работника SSL сертификат, который обеспечивает высокую степень защиту подключения и позволяет входить в систему без указания логина и пароля. Можно также установить контроль доступа по диапазону IP- адресов или по конкретному IP- адресу.

Таким образом, эти и другие средства защиты, объединенные в единую систему, обеспечивают защищенность информации, в том числе, и во время работы через Интернет.

TeamWox: общий вывод

В рамках одного обзора описать почти безграничные возможности TeamWox нереально. Программа имеет все, что необходимо для качественного управления предприятием, быстрой обработки огромного потока информации, распределения обязанностей и быстрой связи для совместного решения возникших задач. Профессионализм разработчиков ощущается моментально. Простота и функциональность программы делает ее доступной для абсолютно любой компании, а также для фрилансеров, поддерживающих клиентов из разных населенных пунктов.